19 tips så du får bedre onlinemøder
Der er en række fordele ved at afholde dine møder online. Men inden du kaster dig ud i den digitale mødeverden, er her nogle gode råd til at komme godt i gang.
Dette skal du have styr på til dine onlinemøder
Onlinemøder er blevet en helt almindelig del af hverdagen for rigtig mange af os. Uanset om du sidder på hjemmearbejdspladsen, skal spare tid på transport eller bare lige hurtigt skal koordinere med kolleger langt væk, så er det digitale møderum ofte løsningen.
Og det er supersmart – bare tænk på al den tid og besvær, du sparer.
Men... lad os være ærlige. Onlinemøder kan også give frustrationer. Teknikken driller, det er svært at mærke energien eller holde alle engagerede, og koncentrationen kan lettere smutte, når du stirrer ind i skærmen i længere tid.
Men det behøver ikke at være sådan. Gode, effektive og endda levende onlinemøder er i allerhøjeste grad inden for rækkevidde. Det kræver “bare”, at du griber det lidt anderledes an, end du måske er vant til fra de fysiske møder.
I artiklen her dykker vi ned i, hvordan du kan forvandle dine onlinemøder fra en halvsløj oplevelse til et produktivt og meningsfuldt samlingspunkt. I løbet af artiklen guider vi dig igennem en række praktiske tips og greb – fra de helt grundlæggende tekniske tjek til, hvordan du skaber engagement og følger op digitalt.
Før mødet - sæt den digitale scene
Tip 1: En stabil internetforbindelse er afgørende
Der er ikke noget som et fastfrosset billede midt i et salgspitch eller samtale, der kan ødelægge et onlinemøde. Og det sker fordi internetforbindelsen falder ud. Med fibernet er du sikret en stabil og hurtig forbindelse, så du og dine deltagere får den bedste oplevelse i det digitale møderum.
Ustabilt internet dræber kort sagt flowet og folks tålmodighed hurtigere end du kan nå at sige "onlinemøde".
Livet er fuld af spændinger - få dig en internetudbyder, som ikke giver dig flere. Du kan se vores aktuelle kampagnetilbud og bestille internet med 100% tilfredshedsgaranti.
Tip 2: Vælg den rigtige platform
Det nytter ikke noget med en god forbindelse, hvis platformen driller eller du ikke ved, hvordan du bruger den. Vælg den rigtige platform til formålet (Teams, Google Meet, osv.), sæt dig ind i dens funktioner (chat, skærmdeling, breakout rooms) – de er guld værd til engagement – og tjek altid op på virksomhedens sikkerhedsvejledninger. Det er ikke alle virksomheder, som godtager de forskellige platforme.
Artiklen fortsætter efter billedet
Tip 3: Test dit tekniske setup grundigt
Inden du logger på med dine mødedeltagere, så tjek din mikrofon og lyd (undgå ekko), dine højttalere/headset, kameraet, lyset og især hvad der er i din baggrund – den kan både distrahere eller se uprofessionel ud.
Øv dig også i at dele din skærm eller dine slides. Det dur ikke at du deler en skærm med den sjove kattevideo du fik fra en kollega, hvis dine potentielle kunder forventer et slide med jeres værditilbud. Et hurtigt testkald med en kollega kan være guld værd, især hvis onlinemøder er nyt for dig.
Tip 4: Klart formål og de rigtige deltagere
Vær knivskarp på, hvad mødet skal opnå. Invitér kun dem, der aktivt skal bidrage til at nå i mål, eller som skal have den information for at kunne handle. Hvis formålet bare er 'til information', overvej så, om en mail eller en opdatering i jeres chat-system er bedre. Færre relevante deltagere gør ofte onlinemødet nemmere at styre og mere effektivt.
Tip 5: Send dagsorden og materialer ud i god tid
Send en klar, tidsbestemt dagsorden (gerne dagen før) sammen med mødelinket. Send relevante dokumenter eller links på forhånd, så deltagerne kan være forberedt – det viser respekt for deres tid og sikrer, at I kan dykke ned i stoffet med det samme under mødet.
Tip 6: Personlig forberedelse - klar til at 'være på'
Sid et roligt sted, hvor du ikke bliver forstyrret (og andre ikke forstyrrer dig). Tjek din kameravinkel. Øv dig evt. i at tale direkte ind i kameraet for at skabe en følelse af øjenkontakt. Vær mentalt og fysisk klar til at være 'på' – læg telefonen væk, luk unødvendige faner på computeren, og vær til stede.
Under mødet
Okay, forberedelsen er på plads. Nu er det tid til selve mødet – der, hvor magien (forhåbentlig) sker. Udfordringen ved onlinemøder er typisk at holde energiniveauet oppe, undgå at folk falder fra bag skærmene, og sikre, at alle bidrager aktivt, så I rent faktisk når det, I satte jer for. Her får du tips til at styre slagets gang og skabe et levende virtuelt møderum:
-
Tip 7: Præcision
Tiden er hellig. Også online. Start derfor altid til tiden – det viser respekt for alle, der sidder klar og sætter en god, professionel tone. Afslut også gerne et par minutter før, så deltagerne kan nå en kort pause, inden næste onlinemøde måske kalder. Onlinemøder kræver både koncentration og indlevelse. Derfor kan det ofte 'koste' lidt flere kræfter end fysiske møder. -
Tip 8: Tryghed og fællesskab
Skab et varmt og trygt virtuelt rum. Start med en kort velkomst. Gør det klart, at der er plads til alle input og ikke findes dumme spørgsmål. Når folk bidrager, så anerkend det altid positivt, selv hvis det bare er et kort "Tak for dit input, [Navn]". Og hvis I er mange, så brug breakout rooms – det er ofte langt nemmere at åbne op og bidrage i en lille gruppe end foran 20+ mennesker på én gang. -
Tip 9: Klare spilleregler
Sæt klare spilleregler fra start. Aftal hvordan I vil gribe jeres onlinemøde an: Skal kameraet være tændt? Hvornår bruger man 'mute'-knappen for at undgå baggrundsstøj? Hvordan beder man om ordet ('raise hand'-ikonet er super effektivt online)? Hvordan bruges chatten (til spørgsmål, kommentarer, links)? Aftal eventuelt korte pauser i længere møder for at holde energien oppe.
Tip 10: Aktiv facilitering og involvering
Tag styring på dagsordenen og tiden. Adresser aktivt folk ved navn for at få deres input – det er sværere at læse de usikre signaler online end i et fysisk rum.
Sørg for, at både de snakkesalige og de mere stille bliver inviteret ind i samtalen. Hold øje med den digitale kø (håndsoprækninger, chat) og giv ordet videre tydeligt for at undgå, at folk taler i munden på hinanden.
Eller sørg for at udpege en ordstyrer, som holder øje med praktiske ting, så du kan engagere dig mere i mødet.
Tip 11: Brug af kamera og overkommunikation
Du bør kraftigt opfordre deltagerne til at have kamera på, hvis det er muligt – det øger nærværet og engagementet markant. Som mødeleder bør du skrue op for smil, mimik og energi. Kig ind i kameraet, når du taler for at skabe 'øjenkontakt'. Dit kropssprog (det, der kan ses på skærmen) og din stemmeføring er endnu vigtigere online til at formidle energi og budskaber end i et fysisk rum.
Tip 12: Udnyt platformens funktioner og visuelle virkemidler
Gør mødet dynamisk ved at bruge de værktøjer, platformen tilbyder. Brug polls til hurtige afstemninger, chatten til spørgsmål/kommentarer/deling af links, digitale whiteboards til brainstorming eller breakout rooms til gruppearbejde. Variér, hvordan I interagerer, for at holde motivationen oppe og undgå, at mødet bare er et langt foredrag eller en til mange kommunikation.
Tip 13: Hold mødets fokus og hold det kort
Vær disciplineret med tiden og dagsordenen. Undgå multitasking (både for dig selv og anspor deltagerne til det samme). Den fristelse er stor online, og det ødelægger koncentrationen totalt. Hold mødet så kort som muligt (som tommelfingerregel max 30-45 minutter for at bevare fokus og undgå mødetræthed).
Tip 14: Fordeling af roller og facilitation
Du behøver ikke bære ansvaret alene. Del opgaver ud som referent, tidtager etc. blandt deltagerne. Det aflaster dig som mødeleder (så du fx ikke skal jonglere skærmdeling, chat og tidsstyring samtidig) og øger deltagernes engagement og medansvar for mødets forløb.
Tip 15: Tag noter undervejs
Som mødeleder/referent er det altafgørende at notere beslutninger og action points ned løbende (gerne i et fælles digitalt dokument, alle kan se) for at sikre klarhed og enighed. Hvis du ikke har gjort som i forrige punkt og delt opgaven som referent ud.
Tip 16: Hvis du smutter før tid
Hvis du som deltager bliver nødt til at forlade mødet før tid, giv da en kort og diskret besked (fx via chatten i stedet for at afbryde) for at undgå forvirring.
Efter mødet
Mødet er overstået, skærmen er slukket, men arbejdet stopper jo ikke der. Tværtimod. Et onlinemøde har kun reel værdi, hvis det fører til noget. Derfor er det altafgørende, at du og dine mødedeltagere følger op, så de gode intentioner og aftaler ikke bare forsvinder ud i glemslen. Her får du tips til, hvordan du sikrer resultaterne efter et onlinemøde:
-
Tip 17: Opsamling
Saml beslutninger og actions points (Hvem gør hvad og hvornår?) og send det sammen med relevante materialer (slides, links) kort tid efter mødet. Gerne samme dag. Det sikrer, at alle er enige om, hvad der blev besluttet, og hvad næste skridt er. -
Tip 18: Opfølgning
Sørg for at følge op på alle de aftaler du og dine mødedeltagere har indgået. Brug projektstyringsværktøjer, delte to-do-lister eller tjek ind kort ved starten af næste møde for at sikre, at opgaverne rent faktisk bliver løst. -
Tip 19: Evaluering
Reflektér over, hvad der fungerede godt i dette specifikke onlinemøde, og hvad der kunne gøres anderledes næste gang for at forbedre oplevelsen og udbyttet. Brug denne læring aktivt, så dine onlinemøder løbende bliver bedre.
Nu er bolden din
Som du (forhåbentlig) kan se, behøver onlinemøder heldigvis ikke at være kedelige, kaotiske eller drænende. Det kræver selvfølgelig lidt mere bevidsthed omkring teknik, facilitering og det digitale rum, end et fysisk møde måske gør. Men med de her tips i baghånden kan du virkelig løfte kvaliteten af dine møder.
Det vigtigste er måske bare at starte et sted. Du behøver ikke implementere alle 19 tips på én gang fra dit næste møde. Vælg ét eller to punkter fra listen, som du vil fokusere på, og øv dig bevidst i dem. Mærk efter, hvad der fungerer for dig og for din gruppe.
Du vil hurtigt kunne mærke forskel på, hvor meget mere produktive og behagelige dine onlinemøder bliver – og det vil dine deltagere garanteret også.
Din digitale hverdag
Hvad er frekvenser og wifi kanaler?
Vi undersøger hvad frekvenser betyder for dit trådløse internet og hvordan du kan skifte sendekanaler på din router.
Godt at vide om online møder
Et onlinemøde er et møde, der afholdes via internettet, hvor deltagerne forbinder sig digitalt (ofte med video og lyd) via en mødeplatform. Man behøver altså ikke sidde fysisk sammen.
Du starter med at vælge en platform (som Teams eller Google Meet). Derefter opretter du mødet i platformen eller din kalender og inviterer deltagerne ved at sende dem et link.
Ja, der findes en gratis version af Microsoft Teams med grundlæggende funktioner til mindre grupper. For flere muligheder, integrationer og virksomhedsbrug kræves et betalt Microsoft 365-abonnement.
Ja, der findes en gratis version af Google Meet for private brugere med en Google-konto til møder af begrænset varighed. For udvidede funktioner og virksomhedsbrug kræves et betalt Google Workspace-abonnement.
Der er flere platforme, at vælge imellem, som f.eks. Skype for Business, Microsoft Teams, Zoom eller Webex.
Der er ikke én platform, der er klart "bedst". Det afhænger meget af dine behov og din organisation. Teams er ofte godt, hvis I allerede bruger Microsoft 365, da det er integreret. Google Meet er gratis til videomøder og opkald med op til 100 deltagere.
Du kan vælge mellem flere andre platforme end Skype, især til møder og opkald. De mest almindelige alternativer i dag er Microsoft Teams og Google Meet, men der findes også andre som Webex.
Skype (privatversionen, som de fleste kender) lukker ikke i Danmark. Det er Skype for Business Online, som Microsoft udfasede og erstattede med Teams tilbage i 2021.
Ja, det er gratis at ringe og chatte med andre Skype-brugere (Skype-til-Skype opkald). Opkald til almindelige telefonnumre (fastnet eller mobil) koster dog penge og kræver Skype-kredit eller et abonnement.